Absensi karyawan merupakan perhitungan yang rumit jika sudah melibatkan pemotongan gaji, penambahan uang lembur, perhitungan hari libur, perhitungan total masuk, dan sebagainya. Untuk itu, penggunaan rumus Excel merupakan pilihan yang tepat, salah satunya ialah rumus Excel IF untuk absensi karyawan.
Rumus IF merupakan rumus yang menggunakan format IF yang artinya adalah JIKA. Dalam suatu rumus, format IF dipakai untuk memberi perintah pada Excel untuk membuat suatu perhitungan yang didasarkan pada data yang sudah tertulis.
Penggunaan rumus IF tidak bisa bekerja sendiri sehingga harus dikombinasikan dengan format lain sesuai dengan perintah rumus yang diinginkan. Nah, bila kalian ingin mengetahuinya lebih lanjut, pastikan untuk menyimak baik-baik ulasan di bawah ini.
Ketahui: Rumus Excel Menghitung Total Gaji Pokok dengan IF
Penggunaan Rumus Excel IF untuk Absensi Karyawan
Memang, saat ini sudah banyak sekali alat absensi seperti baik yang berbasis fingerprint maupun lainnya yang dapat digunakan untuk perhitungan absensi secara akurat, termasuk menghitung total gaji berdasarkan jam kerja harian.
Namun banyak perusahaan yang belum memiliki tools semacam ini sehingga mereka harus menginput data satu persatu secara manual menggunakan Excel. Nah, jika kalian mengalami hal serupa, maka kalian harus memahami rumus-rumus perhitungan Excel untuk perhitungan absensi karyawan.
Misalnya seorang karyawan wajib masuk selama 25 hari dalam satu bulan. Namun ada karyawan yang hanya masuk 23 hari, ada yang izin sakit, atau ada juga yang mengikuti lembur setiap hari. Tentunya perhitungannya akan rumit jika dilakukan secara manual.
Untuk itu, dengan bantuan rumus Excel yang tepat, kalian bisa membuat absensi karyawan secara cepat, tepat, dan benar tanpa harus menginput satu per satu secara manual.
Baca Dulu: Cara Membuat Ukuran Kertas F4 Di Excel 2016
Contoh Rumus Excel IF untuk Absensi Karyawan
Tabel di bawah ini merupakan contoh tampilan pada Microsoft Excel berupa keterangan absensi karyawan selama satu minggu terakhir. Dalam satu minggu terdapat 5 hari kerja dan 2 hari libur yang ditentukan sesuai keinginan karyawan masing-masing. Berikut contoh absensi karyawan harian manual Excel yang bisa kalian tiru:
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nama | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | Total Hadir | Persentase Hadir |
| 2 | Septi | H | H | H | H | H | L | L | 5 | 100% |
| 3 | Anggi | H | L | L | H | I | H | H | 4 | 80% |
| 4 | Jack | H | H | H | S | S | S | H | 4 | 80% |
| 5 | Parto | L | L | H | H | H | H | H | 5 | 100% |
| 6 | Hensel | H | H | H | L | H | H | L | 5 | 100% |
| 7 | Yuna | H | H | S | I | H | L | L | 3 | 60% |
Keterangan:
- Angka 1 – 7: tanggal kerja dalam seminggu.
- Huruf H: keterangan untuk Hadir.
- Huruf L: keterangan untuk Libur.
- Huruf S: keterangan untuk Sakit.
- Huruf I: keterangan untuk Izin.
a) Rumus Total Rekapan Data Absensi Karyawan
Total rekapan data bisa kalian buat jika ingin membuat rincian absensi yang lebih lengkap dan lebih akurat. Walaupun kami tidak memberikan contohya pada tabel di atas, kalian dapat menyesuaikannya sendiri nantinya pada kolom Excel dengan rumus berikut:
- Rumus absensi Hadir (H) untuk Septi: =COUNTIF(B2:H2;”H”)
- Rumus absensi Libur (L) untuk Anggi: =COUNTIF(B3:H3;”L”)
- Rumus absensi Sakit (S) untuk Jack: =COUNTIF(B4:H4;”S”)
- Rumus Izin (I) untuk Yuna: =COUNTIF(B7:H7;”I”)
Untuk mengisi data secara keseluruhan pada semua sel, silakan cukup isi rumus pada kolom sel teratas setelah itu tinggal drag down atau tarik ke bawah agar data di bawahnya dapat terisi secara otomatis.
Baca Juga:
b) Rumus Total Kehadiran dalam Seminggu
Menghitung total hari hadir dalam seminggu sangat mudah karena cukup dengan menghitung jumlah hadir dalam seminggunya. Kalian pun dapat menghitung secara manual karena tidak butuh rumus apapun.
Namun bila ingin menggunakan rumus, maka gunakan presentase dari kolom yang sudah ada. Cara mengatur absensi karyawan dalam hal total kehadiran ini merupakan paling mudah dibandingkan dengan lainnya.
c) Rumus Total Persentase Absen
Kalian dapat menggunakan presentase secara manual atau dengan menggunakan rumus berupa:
= jumlah hadir : total hari keseluruhan x 100%
Dengan begitu nanti akan tampil persentase hadir dari keseluruhan total harian sesuai dengan data yang ada.
Baca Juga:
Itulah beragam rumus Excel IF untuk absensi karyawan yang bisa kalian coba. Sampai jumpa lagi di artikel berikutnya yang akan datang!